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Zugang für Unbefugte verboten

Mit Formulierungsvorschlägen für Ihre Geheimhaltungsvereinbarung

Solange ein Vertragspartner nicht in eine Konzernstruktur eingebunden ist, ist die Zahl der Informationsempfänger noch überschaubar. © iStock49080604

Im Zentrum einer Geheimhaltungsvereinbarung steht die Verpflichtung des Empfängers zur vertraulichen Behandlung von Informationen. Mit der Know-How-Richtlinie, über die wir bereits berichtet haben, kommt die Sicherung der Informationen durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen hinzu. Dazu gehören aktive Vorkehrungen, dass Unbefugte keinen Zugang zu den Informationen erhalten und, dass Know-How nicht „abwandert“.

Einseitige oder zweiseitige Vereinbarung?

Bei einer sogenannten einseitigen Geheimhaltungsvereinbarung gibt es nur einen Empfänger vertraulicher Informationen, d.h. nur dieser ist den vertraglichen Verpflichtungen unterworfen. Werden Kenntnisse und Erfahrungen gegenseitig ausgetauscht, muss eine zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung geschlossen werden, durch die beide Vertragspartner gleichsam in die Pflichten genommen werden. Diese Konstellation spielt im Wirtschaftsleben die weitaus größere Rolle.

Vereinbarung zwischen Hochschulen und kleinen Unternehmen 

Solange ein Vertragspartner nicht in eine Konzernstruktur eingebunden ist, ist die Zahl der Informationsempfänger noch überschaubar. Die Vertragspartner verpflichten sich, jeweils mitgeteilte Informationen nur solchen Mitarbeitern zugänglich machen, die arbeitsrechtlich mindestens in gleichem Umfang wie die Vertragspartner zur Geheimhaltung verpflichtet sind.

Sollen außenstehende Dritte Zugang erhalten, z.B. Berater, müssen diesen vertraglich mindestens die gleichen Geheimhaltungsverpflichtungen auferlegt wurden, wie sie die Vertragspartner hierzu eingegangen sind. Da es vorkommt, dass Mitarbeiter zu einem anderen Unternehmen wechseln, sollten deren Namen innerhalb weniger Wochen nach Abschluss des Vertrages auf einer Liste namentlich mitgeteilt werden. Dasselbe gilt betreffend andere Personen. Auf diese Weise können im Ernstfall Geheimnisträger rückverfolgt und als eventuelle Verletzer identifiziert werden. 

Verträge mit Konzernen

Die freie Sicht kann bei geschäftlichen Kontakten mit Konzernen verloren gehen. Auf der einen Seite besteht ein legitimes Interesse an der Erlaubnis, die erhaltenen Informationen innerhalb der Konzerngesellschaften mitzuteilen. Insbesondere bei komplexen, international verflochtenen Konzernen kann die Zahl der potentiellen Empfänger allerdings in die Hunderte gehen. Daher muss darauf geachtet werden, dass die Tochter- und Verbundenen Unternehmen denselben Einschränkungen und Auflagen unterliegen wie die unterzeichnende Muttergesellschaft. Da nicht alle Töchter unterzeichnende Parteien der Geheimhaltungsvereinbarung sein können und ein Vertragsabschluss im Namen aller Töchter wegen der einzuholenden Zustimmungen kaum möglich ist, bietet es sich auch hier an, die Pflichten aus der Geheimhaltungsvereinbarung an die Konzernunternehmen weiterzugeben, etwa mit der Klausel:

„Der empfangende Vertragspartner darf die vertraulichen Informationen an seine Konzernunternehmen weitergeben, welche die vertraulichen Informationen in demselben Umfang verwenden dürfen und durch angemessene Geheimhaltungsmaß-nahmen sichern müssen, wie es dem empfangenden Vertragspartner im Rahmen dieser Vereinbarung gestattet und auferlegt ist.“

Haftung nicht vergessen

Ratsam ist weiterhin, den Vertragspartner dafür in die Haftung zu nehmen, dass sich seine Konzernunternehmen an die Vorgaben der Geheimhaltungsvereinbarung halten. Dies ist etwa durch folgende ergänzende Formulierung möglich:

„Der empfangende Vertragspartner steht dafür ein, dass sich die Konzernunternehmen an die Bestimmungen der Geheimhaltungsvereinbarung halten.“

Autorin: Dr. Sabine Zentek, Rechtsanwältin

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